Văn phòng mở – Open plan office là một xu hướng đang rất thịnh hành trong thời gian gần đây. Cách bố trí văn phòng mở như thế nào để đảm bảo vẻ đẹp và hiện đại? Bạn hãy tham khảo những thiết kế của kiểu văn phòng này trong bài viết sau.
Văn phòng mở là loại hình không gian làm việc hiện đại đang rất được các doanh nghiệp ưa chuộng. Văn phòng mở được định nghĩa như thế nào và thiết kế ra sao? Đâu là những ưu điểm và mặt hạn chế của kiểu văn phòng này? Biết cách bố trí văn phòng mở sẽ giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc cho con người.
1. Khái niệm văn phòng mở là gì?
Văn phòng mở là khái niệm được biết đến với tên tiếng Anh là Open plan office. Đây là một thiết kế nội thất dùng không gian thông thoáng, rộng lớn. Sơ đồ mặt bằng này sẽ giảm thiểu việc dùng những văn phòng làm việc nhỏ, khép kín. Có thể nhận định rằng, thiết kế văn phòng mở đã trở thành một xu hướng hiện đại với tính ứng dụng cao.
Khi thiết kế văn phòng mở, những bức tường hay vách ngăn quá cao trên bàn sẽ được loại bỏ, tạo nên khu vực chung. Các nhân viên và toàn bộ thiết bị công nghệ phục vụ cho công việc sẽ cùng sinh hoạt trong môi trường rộng lớn này.
2. Sự khác biệt giữa văn phòng đóng và văn phòng mở
Nếu như văn phòng đóng dạng truyền thống sẽ bố trí thành từng phòng riêng biệt với sự ngăn cách giữa bức tường và vách ngăn thì kiểu văn phòng mở sẽ ngược lại. Cách bố trí văn phòng mở sẽ tận dụng không gian chung, giảm tối đa các không gian riêng. Nếu có ngăn cách thì thiết kế văn phòng mở sẽ sử dụng tấm chắn kính trong suốt hoặc tấm panel nhựa để ngăn bàn làm việc nhằm giữ chút không gian riêng tư cho nhân viên.
Văn phòng đóng sẽ giúp nhân viên tập trung hơn, tăng khả năng sáng tạo. Tuy nhiên, kiểu văn phòng mở sẽ giúp các nhân viên giao tiếp và tương tác, nâng cao sự đoàn kết giữa các bộ phận.
Một số so sánh thể hiện sự khác biệt giữa văn phòng đóng và văn phòng mở:
| Văn phòng đóng | Văn phòng mở | |
| Chi phí xây dựng, nội thất | Lớn | Tiết kiệm |
| Chi phí bảo trì | Cao | Tiết kiệm |
| Khả năng nâng cấp, mở rộng | Khó | Đơn giản |
| Số lượng nhân viên | Không tối ưu | Tối đa hóa do giảm diện tích vách ngăn và không gian chết |
| Quản lý nhân viên | Khó xác định hoạt động thực tế của nhân viên | Dễ dàng giám sát được hoạt động của nhân viên |
| Cách xử lý công việc | Kém linh hoạt | Linh hoạt |
| Tương tác giữa nhân viên, hoạt động nhóm | Hạn chế, các phòng ban ít giao tiếp lẫn nhau | Dễ dàng |
| Độ riêng tư, bảo mật | Cao | Thấp |
| Môi trường tự nhiên | Bị ngăn cách bởi vách ngăn nên ánh sáng không tối ưu, không khí kém lưu thông, nhiều góc tối và không gian hạn chế | Không gian thoáng, dễ tiếp nhận ánh sáng và không khí bên ngoài, môi trường dễ chịu, tối ưu không gian |
| Sức khỏe | Dễ bị lây nhiễm bệnh dịch qua đường hô hấp do lượng người cùng sinh hoạt trong một không gian khép kín | Tiếp xúc ánh sáng, không khí tự nhiên nhưng dễ khiến bệnh dịch phát tán và lây lan |
3. Ưu điểm của văn phòng mở là gì?
- Tạo ra không gian làm việc chung để mọi người làm việc năng động, sáng tạo, tăng sự tương tác, trao đổi công việc dễ dàng nhưng vẫn giữ được tính độc lập trong quá trình làm việc.
- Giảm bớt vách ngăn cách giúp tăng thêm diện tích không gian, giảm chi phí thi công cho chủ doanh nghiệp.
- Tiết kiệm chi phí lắp đặt máy lạnh và đèn điện nhờ ưu điểm dùng chung ánh sáng và không khí.
- Tiết kiệm tiền đầu tư trang thiết bị văn phòng như máy photo, máy in, bấm kim… vì các phòng ban có thể sử dụng chung.
- Linh hoạt, phù hợp với nhu cầu phát triển số lượng nhân sự.
4. Cách bố trí văn phòng mở
Văn phòng làm việc nên được đảm bảo tầm nhìn thông thoáng, rộng mở. Các vị trí cần được sắp xếp theo hệ thống nhất định để tạo được sự thoải mái trong quá trình di chuyển. Người quản lý cần được xếp vị trí ngồi sao cho có tầm nhìn bao quát tổng thể.
Khu vực lễ tân nên được đặt ở cửa ra vào nhằm tiếp cận khách đến văn phòng một cách dễ dàng. Đây được xem là bộ mặt của toàn công ty nên bạn hãy trang trí thật bắt mắt. Điều này giúp đối tác có ấn tượng tốt ngay từ lần đầu đặt chân đến.
Trong cách bố trí văn phòng theo không gian mở, bàn ghế sẽ được sắp xếp đối diện nhau nhằm tạo cho lối đi được thông thoáng. Đây cũng là cách hạn chế sự tiếp xúc, va chạm và giảm đi sự ngột ngạt trong môi trường làm việc. Các nhân viên cũng sẽ dễ dàng trao đổi công việc, kết nối nhanh chóng.
Tùy thuộc vào không gian và đặc thù công việc mà bạn có thể kết hợp không gian mở và đóng một cách hài hòa. Cách này sẽ làm giảm bớt mặt hạn chế của cả 2 mô hình thiết kế. Phòng họp có thể dùng kiểu văn phòng đóng để đảm bảo tính bảo mật và riêng tư.
Có rất nhiều phong cách thiết kế văn phòng, mỗi lựa chọn đều có những cách sắp xếp và bố trí nội thất khác nhau. Mong rằng những chia sẻ trên đã giúp bạn biết cách bố trí văn phòng mở như thế nào cho phù hợp nhằm tối ưu công năng sử dụng. Một văn phòng thông thoáng sẽ tạo nên sự thoải mái cho nhân viên, thúc đẩy hiệu quả làm việc đạt năng suất tốt nhất.
